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管理能量比管理時間更重要

除非你是那極少數的天之驕子,初創業就有人捧著大筆現金、帶著龐大資源給你,幫你把事業中所有你不喜歡與不擅長的事情都搞定,要不然你通常會有一段時間是需要所謂「校長兼撞鐘」「董事長兼小弟」,跟公司要活下去有關的事,你要嘛是一手包辦、要不然至少也都得要插一角。

你當然知道這樣做不是長久之計,你應該要盡量縮短需要這麼做的時間,讓自己能儘快做到「專注在自己喜歡也擅長的事項上,把其他事情都交給適合的人去處理」。

而要做到這一點,乃至於在你跨出這個階段之後,怎麼在自己的事業中用最少的投入產生最大的效益,關鍵都在於怎樣運用你最寶貴、而且一旦浪費掉就不會有任何方式可以補充回來的資源:你的時間。

坊間在談「時間管理」的理論已經很多,有的教你用「重不重要、緊不緊急」來排定優先順序;有的則告訴你要把所有待辦事項都列出來之後,用地點、專案、或者類別來做區分…

我自己也研究&嘗試過很多方式,比如David Allen的GTD系統、Franklin Covey、Behance的Action Method…等等,當中許多思維都對於我的個人管理有非常大的幫助。

不過,不知為何,我在運用上總還是覺得不太順,不知道哪裡卡卡的。也因此,這些方法對我而言總是三天捕魚、兩天曬網。

一直到有一次聽到羅傑.漢彌頓談到的一個觀念時,才進一步打通了我在個人管理上的筋絡。

羅傑當時說的大意是:

如果你在一天的工作之後,會覺得很累但又發現沒完成多少事情,那通常是因為你沒有妥善安排自己的「能量」的流動,一直在不同的能量之間切換,因此導致能量的無法集中與虛耗才會這樣。

這是什麼意思?

比如說,如果你一早到了公司,先開始處理公司的一些日常營運事項,比如算帳看帳開發票之類的,然後你的手機響起,你看到是你的客戶打來的,所以就馬上接起電話去服務他;服務完、掛了電話之後,你才回去繼續處理你的帳。

這樣的作法,就是讓你自己在不同的能量間亂跳。

又或者你原本正在構思與規劃公司後續要進行的重要專案,但是你卻還是開著你的EMAIL通知、你的臉書網頁、你手機的LINE、Whatsapp或者微信,容許自己三不五時就去Check一下。

這也是讓自己在不同的能量間亂跳。

這麼做會有什麼後果?

如果上面這樣的描述剛好說中了你目前的習慣,那麼我想後果你應該很清楚:

你會非常、非常沒有效率,原本只要30分鐘就可以完成的事情,你可能花了3小時都還完成不了,而且甚至會發生那種你CHECK完Line訊息或回完電話之後,就忘記自己在這之前在做什麼、或者想要做什麼的狀況

而背後的原因,就在於能量會在轉換的過程中產生損耗,而你的能量轉換越頻繁,耗損的能量就越多

所以,如果你不想讓自己一天工作12小時卻發現事業沒啥進展,你希望自己的效能能提昇,用最短的時間完成最多對你達成目標有幫助的工作事項,那麼你就得開始注意自己一天當中的能量轉換狀況,並且把他調整成正確的方式。

要做到這一點,首先你得知道在你工作上的所有待辦事項都可以分類為5種不同能量,也就是我們老祖宗傳下來的五行:金、木、水、火、土。
在羅傑.漢彌頓的系統中,這五種能量分別含括的代辦事項類別是這樣:

水:跟心靈、內在相關的,專注在自己身上、與自己在一起、探索內在相關的事項。
木: 與「創造」或問跟「WHAT?」這類問題相關的事項,比如腦力激盪、規劃、排定優先順序等
火:與對外溝通相關的事項,比如打電話、外出拜訪、開會等
土:與內部聯繫相關的事項,比如團隊內部凝聚、既有客戶的服務等
金:與資料/數字處理相關的事項,比如資料整理、會計帳務相關的工作項目

你可以依照這個架構,把你今天的待辦事項分類看看。

而在了解這一點之後,你的第一步,就是盡量開始調整一天的行程,把同樣能量的事項一次完成,並且盡量避免會讓你在不同能量的工作項目之間跳動的不必要干擾。

比如說,你可以排定每天早上的11~12點是你要處理「火」能量待辦事項的時間,而除了這個時段之外,你會把手機、LINE、Whatapp或微信都關掉、你也不會去開email信箱、臉書網頁,並且告訴你的夥伴或員工說你除了這個時段之外不接任何意外電話。

然後,要求自己要在時間內把所有跟「火」能量相關的事情全部完成。在完成之後,才去處理其他能量屬性的工作項目。

(當然,如果你的事業核心就是要不斷對外聯絡,那你當然可以把這個時段設長一點)

下一篇文章,我會繼續談這個系統的進一步運用,在那之前,請先依照上面說的方式去做。

試試看吧!我相信你也會喜歡的。

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